Etikettarkiv: intranät

Går intranätet i takt med verksamheten?

Intranätet som företeelse börjar få ett ansenligt antal år på nacken. För min egen del rör det sig om över 17 år av olika typer av intranät som passerat revy, både som användare, tillverkare och utvärderare av andras (som jag varesej tillverkat eller varit användare av).

Numera behöver man inte bygga hela sitt publiceringssystem själv – något som jag annars gjort vid mer än ett par tillfällen – och det är naturligtvis en fördel. En annan fördel är att det nuförtiden pågår aktiva kunskapsutbyten och diskussioner om hur man tar fram och underhåller ett intranät, exempelvis på på Facebookgruppen Intranätutveckling (som jag för övrigt rekommenderar för alla som ännu inte hittat dit – just nu kan man tro att det mest är offentlig förvaltning som har intranät och så är ju inte fallet).

Det pratas också mycket om mål, och det tycker jag är bra. Jag brukar säga att har man inget tydligt business case, som man säger i konsultvärlden, så ska man inte heller göra vad det nu är man tänker göra. Det borde inte vara så kontroversiellt men i IT-världen kan man fortfarande hoppa på tåget utan att ha en aning om vart man är på väg, och varför. Trots att biljetten är ruskigt dyr.

Men. Det man oftast väljer att göra är att prata med alla som sitter på det riktningslösa tåget och frågar dem vad de kan tänkas ha för mål med sin resa. Sedan tar man fram lämpliga mål och en idé om hur man kan få så många som möjligt att komma dit de vill, baserat på resultatet av undersökningen.

Resan, totalt sett, har stora möjligheter att bli oändligt mycket mer värd pengarna om alla inblandade redan från början vet om tåget ska gå till Partille. Då slipper man liksom anpassa resvägen efter de som plötsligt kommer på att de ska till Paris. Det blir liksom lite jobbigt när tåget ska byggas om till flygplan. Ändå är det så man ofta gör när intranät kommer på tal.

Så, vad har man ett intranät till?

Två saker behöver man veta när man bestämmer sej.

Den första är – vad är syftet med vår verksamhet? Och hur kan vi bäst stötta syftet?
Varför finns vi? Vad står det i affärsplanen eller i verksamhetsplanen? Har ni några områden som prioriterats av strategiska skäl?

Exempelvis så kan man i en kommun ha bestämt sej för att fokusera på skola och utbildning under perioden; en myndighet kan ha i sitt uppdrag att korta handläggningstider; ett företag kan ha som mål att vinna marknadsandelar.

Vad krävs för att organisationen ska kunna göra det? Ett intranät som inte bidrar till att stötta verksamhetsplanen och dess mål är inte värt pengarna, utom det man sparar på att inte ha interninformation och personalpärmen i pappersform. Och vad är det för ett intranät? Medarbetarna kan tycka att det är hur lätt som helst att hitta blanketten för att få bidrag till terminalglasögon – det stöttar ändå inte kärnverksamheten.

Missförstå mig nu rätt. Jag menar inte att det där är onödig information; det är en hygienfaktor och ska bara finnas där. Men om intranätets enda uppgift är att stå för information från stödprocesserna bör man inte vara förvånad när besöksfrekvensen är låg.

Det andra är – hur ska vi arbeta med intranätet och dess olika roller?
Ett intranät kan ha fyra olika uppgifter – som informatör, som kommunikatör, som regelverk och som arbetsredskap. Ett bra intranät har en balanserad mix av dem och hur mixen ser ut beror på  er verksamhet, på er kultur internt, och på hur den resa ni har framför er ter sej.

Informatör - Kommunikatör - Regelverk - Arbetsredskap

Informatörsrollen är företagsledningens mandat till informationsavdelningen. Uppgiften handlar om att se till så att samtliga anställda känner till vad som är på gång i verksamheten. På intranätet har det ofta formen av ett nyhetsflöde och av rollen som samordnare för all information som finns presenterad, oavsett egentlig ägare som ju kan vara HR eller någon affärsverksamhet.

Kommunikatörsrollen har inte direkt med informationsavdelningen att göra, även om man gärna tar på sej den hatten. Kommunikation är en dialog mellan två eller flera inblandade och när man idag säger att man vill ha ett ”socialt intranät” är det den här rollen man är ute efter. Frågan är varför man vill ha det. Vad vill man åstadkomma? Det är en fråga som enligt mej ställs alldeles för sällan.

Hållare av regelverket är intranätet när man är den plats där man hittar de rutiner, regler, instruktioner och policies som styr verksamheten. Är verkligen ”verksamhetsledningssystem” med klickbara processfiskar revolutionerande? Regeldokumenten måste förvisso finnas men det finns bättre sätt – både mindre kostsamma och med högre efterlevnad – att göra det på.

Arbetsredskap blir intranätet när en eller flera – eller alla! – har intranätet som sitt dagliga arbetsredskap. Och då handlar det inte om stödprocesser som tidrapportering och utläggshantering utan om stöd för den process som man själv faktiskt arbetar med. För att det ska vara möjligt måste både intranätägaren och intranätförvaltaren förstå både verksamhetsidén och dess förutsättningar. Men hur många kommunala intranät stödjer vardagen både för handläggaren vid stadsbyggnadskontoret och för parkarbetaren?

Hur dessa fyra roller är representerade i intranätet och i dess roadmap avgör hur såväl ägande som förvaltning ska vara utformad. Vilken sammansättning man väljer beror naturligtvis av vilken anledning man har ett intranät men kan också variera över tid – en organisations mognadsgrad och behov utvecklas ofta över tid och det är en fördel om man har en tydlig strategi nedbruten i taktiska element som i sin tur kompletteras med ett förändringsarbete där intranätet bara är en av flera komponenter.

Utan att ha koll på detta kan man förvisso ha både nöjda användare och en rullande förvaltning men man får svårt att vara konstruktiv i sin förvaltningscykel. För vad gör man när sökfältet har en optimal storlek, när träffarna är perfekta och nyheterna har lagom många kommentarer?

Hur ska man ens kunna veta vad som är önskvärt eller optimalt om man inte vet vad man styr mot och varför?

Trots det är det långt mellan de strategiska planerna och de instrumentellt satta målen, långt mellan vad företaget eller organisationen egentligen har för syfte och hur IT-stöden, inklusive intranäten, fungerar.

När Alan Cooper 1999 publicerade The Inmates Are Running the Asylum, om hur tekniken och inte nyttan eller behoven styr och hur det inverkar menligt på användarupplevelsen, var det många inom det som kom att bli User Experience-fältet som oh!ade och ah!ade.

Jag skulle vilja påstå att vi, på många sätt, inte kommit många steg framåt sedan dess. Men nu är de fångar som styr fortet kanske inte alltid teknokrater utan snarare en varierad samling mer eller mindre anonyma användare som enbart står för sina privata särintressen – vart verksamheten är på väg spelar mindre roll, så länge alla anställda är nöjda.

Och visst är det ett viktigt mått på hur man lyckats. Men vad har man lyckats med? Att få de anställda att gå i motsatt riktning till vad verksamheten behöver för att vara framgångsrik?

Annonser

Varför (nästan) alla intranät är så kassa

Nu kommer ni tycka att jag överdriver, men i 12-13 års tid har det varit fullt möjligt att göra intranät av den typ som Fredrik Wackå skriver om i sin notis Ett intranät byggt helt på bloggar. Om ni inte tror mej; fråga vem som helst som jobbade på WM-data Education i mitten av 90-talet – det som beskrivs i artikeln ovan är nästan en karbonkopia på vårt dåvarande och hemmasnickrade intranät.

Det är egentligen det helt naturliga sättet att bygga på – rätt sätt att använda webben som verktyg för att stötta kommunikationen i verksamheten. Varför beställs och byggs då vad Johan Berndtsson kallar ”dyra och klumpiga lösningar från storföretagen”?

Svaret är enkelt. Verksamheten behöver kommunicera för att vara effektiv, men företagsledning och informationsavdelning vill båda kontrollera medieanvändande, vem som säger vad till vem, för att inte tala om hur, och misstror de som jobbar i kärnverksamheten om att kunna fatta några som helst beslut i vad de uppfattar som verksamhetskritiska frågor. Inte kan man väl låta vem som helst säga vad som helst?!?!

Man tror att kärnverksamheten mår bäst av att man publicerar resepolicyn, gärna långt ner i en komplicerad hierarki som bygger på en för verksamheten konstig syn på vad som är vad. Kunskapsdelning, vad nu det är, sker helst i styrda och komplicerade system som ingen begriper och därför inte använder.

Man vågar inte släppa greppet, och det är en kulturfråga. Inte en teknikfråga. Man vill publicera policies och dokument, och vågar man göra nåt annat måste det passa med en befintlig IT-strategi som förordar att allt är från Microsoft/IBM/Oracle så då sitter man där med något dyrt och oanvändbart.

Jag hoppas hoppas hoppas att tiden är mogen för något annat, såhär 10 år senare. Men jag är inte alltför hoppfull…

Detta diskuteras också på Logica Live, för den som är intresserad.

Skit in, skit ut (och var och en är sig själv närmast)

Det är märkligt hur ofta fokus ligger på presentation istället för på insamling och inlämning av data. Många långa meningar har talats och skrivits om vikten av transparens, om att tillhandahålla den information som ”användaren” verkligen behöver, om kanaler för kommunikation.
Vad få talar om är hur informationen ska hamna där.

Normalanvändaren på företag A eller myndighet B eller vårdinrättning C har helt andra saker att fokusera på än att lära sig hur CMS:et funkar i MOSS eller EPi eller WebSphere eller allt vad de heter.
Ja, de går på kurs. Nej, de minns inte riktigt hur man skulle göra, sen när det väl är dags att skriva något. Nej, systemen är inte intuitiva. Särskilt inte för sällananvändare.
Resultatet blir låg kvalitet i informationen, vilket i sin tur resulterar i lågt användande.

Tyvärr har leverantörerna av sagda system ingen som helst insikt i att det huvudsakligen är backend som deras system fallerar. Istället pratar de om integration med funktionalitet X och Y, eller om möjligheterna att anpassa presentationsmallarna.

Lägg lite krut på att göra de gränssnitt som ska användas för informationslämning mer intuitiva, och inse att egennyttan regerar – ingen vill bara ge och ge, man vill ha något tillbaka också. Varför ska jag göra denna ansträngning om jag inte får något tillbaka också?

Dags för tillverkarna av standardsystemen att börja bry sig om användbarheten. På riktigt.

(Ett annat problem är att beställare, leverantörer, etc. fortfarande, år 2007, tror att ‘intranät’ är synonymt med ‘personaltidning på nätet’. Pinsamt. Men det är en fråga för ett annat inlägg.)

Inget system kan allt

Vi går i väntans och förändringens tider; det känns som om hälften av de svenska företagen står i begrepp att byta plattform för sina webblösningar.

Majoriteten av dem väljer ett standardsystem, och jag vill betona både ordet ETT och ordet STANDARDsystem.

Klagomålen på standardsystemen är många. De är visserligen billiga på pappret, men när de sedan ska användas upptäcker många att flera av de saker som de ska göra är oväntat krångliga – plötsligt måste man ”skapa” en sida innan man kan börja skriva in nyheten, och när man skrivit in den försöker man länka till ett dokument men hanmar i en serie fönster som man undrar vad man ska göra med.
Hur detta kommer sig berör jag i ett tidigare inlägg, men i korthet så kan man säga att få kunder har köpt på argument om användbarhet och relevans. Köparna av systemen sitter på ekonomiavdelningen eller i toppen på IT-enheten, eller så har vd badat bastu med nån chef hos leverantören.
Köpmönstret har inte direkt medverkat till att sätta användbarhet på dagordningen hos leverantörerna, och nu när frågorna är trendriktigt populära kommer det dröja innan något händer – de som fattar köpbesluten är fortfarande desamma, och dessutom har standardprodukter relativt långa utvecklingscykler. Så även om de vill designa om sina produkter så ser vi som konsumenter effekten först om några år.

Vad ska vi då göra istället? Många väljer att anpassa. Men gör man det försvinner ett av argumenten för standardsystemen – de enkla uppgraderingarna. Anpassningarna är dessutom ofta lika höga som kostnaderna för hanteringsproblemen som uppstår om man inte anpassar.

Min medicin är enkel, och borde vara självklar. Låt varje system göra det som det är bäst på. Kommunikation och nyhetsflöden i en WCM-lösning, låt nätverkande och projekthantering skötas av ett system som är bra på det, och låt dokumenthanteringen skötas av ett dokumenthanteringssystem.
Dokument- och nätverks/projektplatssystemen är de som är mest kostsamma att anpassa. Låt dem vara standard och låt det ofta enklare WCM-systemet vara ramverk.
Lägg på en bra sökmotor, tänk tjänsteorienterat så att alla systemen kan prata med varandra, och möjliggör för byggandet av folksonomier och byggandet av egna kunskapskluster.

Och sist men inte minst – våga ifrågasätta beslut som inte gynnar organisationen/affären, kräv korrelation med affärsmål vid val av produkt!

Intranätet som kunskapsbank!

Intranät. De blir lite olika beroende på vem som äger dem – personalavdelningen, informationsavdelningen och IT-enheten har ofta helt skilda perspektiv. Men oavsett vem det är som äger kanalen så är det oftast just en kanal med lite extra verktyg – ofta inlänkade stödsystem av olika slag.

Att få rätt balans är en utmaning. Vissa är för mycket central information utskriken med megafonen i högsta hugg – medarbetarna svarar med att stänga hjärnan och titta åt ett annat håll.
Vissa försöker kommunicera men pratar bara nyckeltal. Och vem tycker att det är nyckeltalen som får det att vara kul att gå till jobbet?
Andra är småputtrigt lokala och fokuserar på kafferasten.

Ingen av dem har lyckats realisera intranätets potential som förändringsverktyg, arbetsredskap och kunskapskälla.

Det där är väl inga nyheter… men vänta! Kunskapskälla?!?! Hallå!!! Intranätet har väl möjligen haft med informationsspridning att göra, men kunskapskälla?!

Saken är att nu är det möjligt. Med kreativt och strukturerat användande av användarskapade märkord (folksonomier), och möjlighet att få träff på alla dessa ord i sökmotorn, har man plötsligt möjlighet att odla ”kunskapspaket” – sök på ett ord och användaren får träff på allt som är märkt med ordet.
Det går utmärkt att kombinera med en företagsstyrd taxonomi, och tricket är att sortera träffresultatet. Men det kan vem som helst med kompetens i informationsdesign.

Plötsligt kan man snabbt skaffa kunskap, information, och hitta rätt personer, och plötsligt kanske det finns en mening med intranätet som sträcker sig bortom informationskanalen, dokument(skräp)högen och ekonomisystemet?

Alla delar behövs, men de måste kombineras på rätt sätt om man vill nå resultat. Hur de ska kombineras beror förstås på vad man vill uppnå, och på vilken kulturförflyttning man är beredd att göra.
Men det är en annan historia, som omnämns i andra inlägg 🙂

Misslyckade sökningar på intranäten

Gerry McGovern har skrivit en kort men bra drapa på CMS Wire om varför intranätens sökfunktioner är så dåliga.

Sammanfattningsvis menar han att informationen på intranäten inte finns där för att bli hittad. Istället fungerar intranätet som ett gammalt dokumentarkiv som ingen ändå är intresserad av, fyllt med gammalt skräp. Och som alla vet – skräp in ger skräp ut.

Visst finns det undantag i form av intranät med information som VILL bli hittad men som förblir dold på grund av dåligt utformade arkitektur, dålig sökmotor eller dåligt formgivet sökresultat. Men när jag tänker efter är de nog ganska få. För hur många företag bygger egentligen sin kultur på delning och överföring av kunskap? Färre än man kan ana!

Läs och begrunda…

Andra bloggar om: , , ,

Trend och mottrend: det enkla intranätet och det komplicerade

Häromdagen frågade en kollega mej vilken jag ser som den starkaste intranättrenden just nu. Ärligt talat är det inte komplicerat att svara – det är det enkla intranätet som gäller!
Och faktum är att det är på tiden; där man tidigare handlade teknisk plattform tittar man nu allt mer på verksamhetens behov. Det har medfört att intranäten blir allt enklare, allt mer inriktade på nytta och effekt. Informationsflödena styrs av strategiska värden och behov som ”öka företagets kunskapsbas”, ”tydliggör ledningen” och ”få hela företaget att gå åt samma håll”. Innehållet blir i allt högre grad tillgängligt för gemene man att rätta eller ändra, och den centralstyrda kommunikationen syftar i första hand till att påverka långsiktigt. Etc.

Men ingen trend som inte har en motpol – en tydlig trend bland de företag där företrädare för verksamhet och affär styrs av ekonomiavdelningens värderingar och styrtal är intranät baserade på de portalplattformar ERP-leverantörerna erbjuder. Här handlar det inte alls om vad som egentligen skulle kunna ge önskad effekt för minsta peng utan om att man erbjuds en komplettering av något befintligt och som eventuellt kan öka nyttan av en redan väldigt stor investering. För den som tänker mer på att rädda äran än på vad företaget behöver är valet enkelt, för en sak är säker – ERP-system väljer man väldigt sällan, och när man gjort det sitter man bokstavligen i knäet på leverantören. Har denna sedan något att erbjuda som verkar tillföra mervärde, då köper man det.
Samma mekanism driver den nuvarande haussen kring MOSS 2007, som surfar på att många företag har bestämt sig för en Microsoft-baserad arkitektur.

Därmed inte sagt att ERP-leverantörernas portalverktyg inte kan tillföra verklig nytta. Men själv håller jag tummarna för det enkla intranätet med tydlig nytta och tydliga syften!

Andra bloggar om: , ,

Det personaliserade intranätet – ett hot mot företaget

Långt innan webben blev en del av våra liv närdes drömmen om det personliga, individuellt anpassade, flödet av nyheter och tjänster. Med modern teknik existerar den drömmen mitt emellan nästan på riktigt och kall verklighet.
För den privata sfären finns exempelvis möjlighet att använda tjänster som Netvibes, och allt fler CMS-system och portalprodukter stöder en sådan anpassning.
Men är det en önskvärd utveckling?

När vi enbart väljer de fragment som intresserar oss skapar vi oss avskiljda öar av insikt och kunskap, öar som inte får näring från andra delar av det vår värld består av.
Så kan man exempelvis välja att bara bli försörjd med sportnyheter och kanske något yrkesrelaterat, och bums tappar man allt som handlar om världen i stort, eller om kultur, eller… Vi riskerar att bli inskränkta och trångsynta. Jag behöver bara gå till mig själv. Innan jag började använda Netvibes för alla mina nyhets- och bloggströmmar, för alla mina Att göra-listor och för mina privatmail surfade jag runt. Det tog tid, men jag fick i mej en del som jag inte hade tänkt på annars.
Numera sparar jag mycket tid; jag har ju allt på en plats! Samtidigt kan man fråga sig om det verkligen är allt? Själv har jag märkt att jag mer sällan besöker de platser som inte har RSS- eller Atom-flöden att försörja mig med, och jag går då miste om sånt som jag egentligen har interesse av.

Överför man detta till intranät i alla dess tekniska inkarnationer är risken med det personaliserade intranätet att det kan motverka företagets underliggande behov.
För många företag är det en realitet att man växer genom förvärv och sammanslagningar, och att snabbt ena eller överföra kulturen är en viktig framgångsfaktor.

Det ligger i företagets intresse att säkerställa en gemensam och enhetlig gemensam intern bild av företaget, och det ligger också i förtagets intresse att de anställda har god förståelse även för verksamhetsgrenar eller enheter man inte själv arbetar med. En sådan gemensam bild och ett sådant gemensamt kunskapskapital uppnås enklast med medvetna strategier för kunskapsspridning och intranätet är en utmärkt kanal att använda i det syftet.

Kraften i intranätet är att det kan fungera som kulturbärare i en allt mer mobil och temporär värld. Kraften i intranätet är också att det kan fungera som gemensam plattform för individbaserad åtkomst till verksamhets- och affärsystem. Kombinera dessa två med öppen kunskapsspridning och du har ett intranät som verkligen stödjer och driver verksamheten framåt.

Nyckeln är en kombination av enhetlighet, det gemensamma, och det individanpassade. De företag som vågar ta de besluten vinner. De företag som ger efter för den totala individualiseringen förlorar; både kunskap, kultur och pengar. Och kanske medarbetare, som kan hitta andra företag att arbeta för, företag som bättre förstår att hantera sin affär.

Andra bloggar om: , ,