Användbarhet och standardsystem – är det möjligt?

Spontant vill man svara ett rungande NEJ på den frågan och jag tror att de flesta som jobbat med den typen av lösningar är beredda att hålla med. Ändå köps de. Beslutet tas ofta av IS/IT och det baseras på att det passar ihop med IT-strategin, att man redan äger plattformen som en del i en licens man ändå betalar för och för att man har krav på sej att minska utvecklings- och förvaltningskostnaderna.

Men faktum är att detdär NEJ:et inte behöver vara så rungande. Nycklarna är tre –

1. Väl genomförd behovsanalys
Grunden anger förutsättningarna. Många projekt byggs på ett gungfly av lösa antaganden; antaganden om affärsnytta, om användarnas behov, om organisationens behov… Oavsett om du ska implementera ett handläggarstöd, en extern webb eller ett verksamhetsstödjande intranät måste du ha koll på följande faktorer –

  • Affärsmål och de därmed sammanlänkade affärsstrategierna
  • Verksamhetens och affärens nu och bör-lägen
  • Kulturen internt, samt det interna politiska spelet
  • Samtliga intressenters förväntan, både på företaget/organisationen och på ett eventuellt system

Förstår man ovanstående kan man koppla affärsmål, strategier, användarbehov, förväntningar och kultur till bör-läget varpå man kan börja ta fram en konkret åtgärdlista. Åtgärdslistan bildar sedan tillsammans med övriga faktorer underlag för effektmål och produktmål.

Nyttan av detta är tydlig i två olika lägen: dels när helt ny plattform ska väljas/köpas in – man vet helt enkelt vad plattformen måste kunna för att komma ifråga; dels när det redan finns en inköpt plattform (vanligare än man skulle önska) eftersom man då har ett bra underlag när den ska konfigureras för att fungera optimalt.

2. Dokumenterat stark produktkunskap aktivt tillgänglig
Majoriteten av standardprodukterna är väldigt flexibla… och oflexibla. Vissa saker kan konfigureras väldigt långt och kan fås att både fungera och uppträda mot användaren på olika sätt. Andra saker är oerhört stelbenta. Att ha en teknisk arkitekt som kan plattformen i sömnen är ett måste, och vet man redan i behovsanalysen vilken plattform det handlar om (som sagt – vanligare än man skulle önska) kan man löpande diskutera olika alternativa åtgärder/sätt att hantera behovet.
Att ha en sån person med är också en garant för att det som designas och implementeras faktiskt är optimalt både för användarna, ägarna och tekniken.

Jag brukar säga att vem som helst kan designa det perfekta tidrapporteringssystemet men bara några få kan ta fram ett som fungerar både tekniskt och för användarna – ALLA användarna. Det gäller särskilt när det gäller lösningar baserade på standardplattformar; för användarna kan det ibland vara mer eller mindre egalt om det är en dropplista eller kryssrutor men för systemet kan det vara skillnaden mellan att ställa om ett värde eller en veckas specialanpassning (som sedan gör att dedär vinsterna man ville göra i förvaltningsledet omintetgjordes).

3. Mikroanvändbarhet som en del i konfigurationsprocessen
Eftersom många av standardplattformarna är oflexibla på punkter som egentligen är avgörande för den vanliga användaren är det extra viktigt att de får hjälp i de små detaljerna. Här är enkla användningstester ett starkt kort. I praktiken betyder det att namngivning, visuella informationsstrukturer, placeringar och disposition/layout inte ska tas fram enbart av projektgruppen utan med stöd i kontinuerliga tester genomförda under själva implementeringen. Ska avdelningen/sektionen heta ”Om oss”, ”Om företaget” eller ”Om NAMNXYZ”? Gör enkla klicktester så ökar sannolikheten för att folk hittar rätt när de väl behöver vad-det-nu-är.

Undantaget är de fall när det finns starka skäl, kopplade till bör-läget, för centralt beslut, till exempel när namngivning, visuell informationsstruktur med mera är ett sätt att kommunicera identitet och riktning.

Medvetenheten om dessa tre nyckelpunkter innebär att sannolikheten att de nyttor man ursprungligen tänkt sej faktiskt kan realiseras, i tid och på budget, i ett system som faktiskt går att använda. Och inte minst det senare är ju vi UX och användbarhetsexperter intresserade av🙂

2 reaktioner på ”Användbarhet och standardsystem – är det möjligt?

  1. Jag kan bara hålla med. På punkt två så skulle jag vilja tillägga att man faktiskt specificerar kostade för varje förändring av standardsystemet, både för att göra förändringen och för att underhålla den.

    Ofta underskattas kostnaden för att underhålla anpassningar vilket gör att uppgradering blir kostsam och systemet riskerar att bli osupportat.
    Ett system som inte är supportat kan snabbt bli oanvändbart om olyckan är framme

  2. Sharepoint som skolportal har sina sidor.

    ”Du delar inga chefer, kolleger eller medlemskap med den här personen” säger systemet om min son

    Jag klickar vidare. Det finns massor av länkar, men jag kommer liksom inte rätt.. Gör om, flera gånger och kommer till sidor med märkliga meddelanden och instruktioner, som

    ”Använd rapportlistan om du vill anpassa frågor som visas i vyer för verktyget Innehåll och struktur”

    Anar att jag egentligen inte är i någon skolportal..

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s