Workshop som metod: alternativen

I ett tidigare inlägg har jag smutskastat workshopen som verktyg. Syftet nu är att följa upp med alternativen.

Workshopen används vanligen i tre olika syften – för att definiera och avgränsa systemet; för att specificera innehåll och funkationalitet; eller som ett rent PR-verktyg.

Definiera och avgränsa systemet
Här handlar det om flera nivåer, där jag tänker beröra två av dem – konceptuellt/övergripande samt systemtekniskt/specifikt.

Med konceptuellt avser jag den typ av avgränsning som görs i och med att man definierar mål och syfte. Nyckelkunskap här är verksamhetens –

  • Kärnverksamhet
  • Kultur
  • Förhållande till omvärlden
  • Mål och strategier

Problemet med workshop i detta läge är att de olika verksamhetsrepresentanterna gärna undviker att visa interna konflikter och sprickor – man vill ge en enad bild till den inhyrda konsulten. För att undvika det brukar jag be att få allt material de har, hur irrelevant eller perifert uppdragsgivaren än anser att det är. Detta kompletteras med intervjuer med representanter för de olika verksamheterna, inklusive verkställande ledning. Intervjuerna är konfidentiella och dokumenteras för eget bruk men lämnas inte ut till uppdragsgivaren. Tillvägagångssättet innebär att konflikter och skilda uppfattningar synliggörs utan att de inblandade behöver hamna i en konfliktsituation, och kunskapen om vilka konfliktpunkterna är är till stor hjälp när man ska ta fram själva systemdesignen.

Andra bra verktyg är att intervjua användare, göra användningstester på befintliga system, ta en promenad genom korridorerna/besök en produktionsanläggning (eller två), och fokusgrupper med användare. Allt med syfte att förstå verksamhet och kultur.

Med specifik definiering och avgränsning menar jag den fas då man fastställer det faktiska systemets omfattning, matchat mot specifika mål och syften. Här är en av de få tillfällen då det är viktigt att vara överens om vad vill man uppnå och med vilka medel. Men inte heller här är workshopen att föredra. Istället bör utföraren presentera förslag som sedan diskuteras, och där de slutgiltiga besluten fattas av uppdragsgivarens ledning. Skälen till det är två – dels är det ytterst sällan en projektgrupp har mandat att fatta denna typ av beslut – det ligger istället hos verksamhetsledningen, dels för att konsulten då kan fungera som extern måltavla för interna konflikter och eventuellt kontroversiella förslag.
Den konsult som underskattar de politiska kvaliteterna kommer inte bara missa måltavlan – man riskerar att skjuta sej själv. Vilket måste betraktas som icke önskvärt.😉

Specificera innehåll och funktionalitet
Även här handlar det om flera nivåer. I vissa fall måste man genomföra utredningar, exempelvis avseende roller och rättigheter, eller avseende migrering (eller inte) av befintligt innehåll – vad ska med, hur ser databaserna ut… och utredningarna består huvudsakligen i att kartlägga fakta och om att intervjua rätt personer, samt om att sätta ihop ett beslutsunderlag.
Alltså inte läge för workshop, om man vill ha resultat.

I andra fall handlar det om namngivning, hierarkier och flöden. Här är vi inne på frågor som bäst hanteras med interaktionsdesign och användningstester; jobbar man här med samförståndsprincipen, och hoppas att användarna ska jämka/hitta lösningar åt en, är man mer eller mindre dömd att misslyckas och som en konsekvens går workhop bort.
(Det är lite snett vid sidan om, men i sammanhanget kan man inte nog understryka vikten av att inte speca innehåll och funktionalitet utan att ha bra koll på mål, syften och kultur /förutom de klassiska sakerna som användningssituationer och scenarios/.)

PR-verktyg
För det första bör man fråga sig varför man behöver göra PR för det nya eller förändrade systemet. Är det för att man är angelägen om att ha användarna med sig? Då finns det andra sätt, exempelvis att kontinuerligt arbeta med användningstester under själva specnings- och utvecklings-/konfigureringsfaserna. På så sätt får användarna konkret vara med och påverka saker som ordval, flöden och liknande.

Är det för att man vill sprida kännedom om att saker är på gång? Då spelar man falskt om man informerar bakom masken av en workshop eftersom man då förespeglar användarna att de får möjlighet att påverka. Vill man bara sprida vetskap finns det många andra verktyg att tillgå. Vilka man väljer är i första hand ett val relevanta informations- eller marknadsavdelningar får hantera.
Workshop går i alla fall bort.

Jag har avsiktligt hållit detta på en övergripande nivå, och utan att gå in på leverabler – ska man gå in på detaljer blir det boklängd på det hela och detta är ett blogginlägg som redan överskridit gränsen.😉 Trots det hoppas jag att jag gett en provkarta på metoder och verktyg som är mer relevanta än workshopen.

Finns det då tillfällen när workshopen kan vara relevant? Det är en fråga jag själv ställt mej, och jag har för avsikt att återkomma i frågan.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s