Workshop som metod: bedrägeri på hög nivå

Jag har länge varit allergisk mot användandet av workshoppar. Många undrar varför, det är en vedertagen metod inom IT-branschen, och många kunder förutsätter att man ska använda den – ”vi har sagt att vi ska bjuda in till workshopar, när kan vi ha den första” är en inte helt ovanlig fråga.

Workshoparna kommer också som en naturlig del i exempelvis metoden MSF Agile for Sharepoint, från Microsoft, och är en given grundkomponent i praktiskt taget alla arbeten som görs av verksamhetskonsulter på IT-bolag.

Workshop betyder, fritt översatt, arbetsmöte. Jag har inget emot arbetsmöten. Men vanligen avses med workshop en alldeles särskild typ av arbetsmöte där deltagarna under ganska strikt ledning flyttar gula lappar (eller motsvarande). Workshopledaren leder, definierar och avgränsar arbetet, deltagarna bidrar inom de avgränsade ramarna.

Vad är då felet?

Metoden används för att fånga krav, sägs det. Ett sätt att kartlägga och tillgodose användarnas och verksamhetens behov. Genom att låta en grupp användar- eller beställarerepresentanter få bestämma vad som ska gälla för applikationen, eller vad det nu är, hoppas man att IT-systemet ska göra det man vill att det ska göra. Och man gör det med målet att man på arbetsmötet tillsammans ska nå samförstånd.

Redan nu tror jag de flesta höra själva hur fel det låter, men jag ska ändå vara tydlig –

Oavsett om det gäller målsättning och avgränsning, innehåll och struktur på övergripande eller detaljerad nivå, eller ren PR-verksamhet, handlar konsulten oansvarigt om man oreflekterat använder workshoppen som metod eftersom man med detta överlåter en stor del av arbetet på kunden, samtidigt som man låtsas att man tillvaratar kundens intressen.

I verkligheten har extremt få användare och beställare tillräckligt god uppfattning om exakt hur och vad som ska göras – enligt exempelvis Erik Fors-Andrée är det till och med en risksignal om kunden tror de vet exakt vad som ska göras – och extremt få användare har en bra uppfattning om vilka arbetsredskap de skulle ha nytta av eller hur de skulle se ut. De är experter på att UTFÖRA sitt jobb, men inte alltid på att analysera det i termer av IT-system eller i relation till företagets totala verksamhet, strategier och kultur.

Man lever då också med den falska bilden att införandet av nya system kan göras i en anda av samförstånd när det i verkligheten undantagslöst är så att det finns gott om folk i organisationen som har investerat åtskilligt i tid, pengar och personligt rykte i de befintliga arbetssätten, IT-stödda eller inte, samtidigt som det inte sällan finns motsättningar mellan vad de anställda vill och vad ledningen vill.
Och då har jag ändå inte nämnt alla de högljudda särintressen som genom sina specialiserade utbildningar tror sej vara mer lämpade än alla andra att tala om för folk vad de behöver…

Att då lägga över ansvaret på kunden och kundens medarbetare är inte bara oförsvarbart – det är bedrägeri. Ett fegt bedrägeri.

I bästa fall är konsulten/utföraren omedveten om att det finns bättre metoder. IT-branschen är trots allt fortfarande tekniktung och workshoppen är ett beprövat ingenjörsmässigt verktyg, det vill säga verkar logiskt och som sunt förnuft.
Sunt förnuft har lurat den bäste, många gånger.

I sämsta fall används den mot bättre vetande, eller för att det känns så himla bra att komma ut från en workshop och känna att det finns samförstånd. Många är bara riktigt nöjda om de känner att alla är överens när de kommer ut från ett möte och workshopen är en enda lång orgie i att hamna på samma sida bordet.

Hur det än ligger till, om det är självbedrägeri eller uppsåtligt, så är workshopmetoden inte ett ändamålsenligt tillvägagångssätt varesej syftet är att definiera övergripande omfattning, att ta fram en specifik detaljdesign eller att förankra i en organisation.

Resultatet är bara halvdana kompromisser och undermåliga beslutsunderlag och det är en etiskt motbjudande metod av två skäl – man lurar kunden att göra jobbet, och man gör fel jobb med fel verktyg.

Dags att öppna verktygslådan och se efter vilka alternativen är, den som vågar.

Ja, jag kan höra er – ”Varför presenterar du inga alternativ NU? Det är så lätt att klaga och så svårt att vara konstruktiv, jäkla nej-sägare (”/&%%##/())”. Lugn. Uppföljaren kommer handla om det ;D
Jag bara håller tummarna för att det inte dröjer – det är fullt upp, för tillfället…

7 reaktioner på ”Workshop som metod: bedrägeri på hög nivå

  1. Det du hänger upp dig på har ju egentligen inte med själva konceptet ”workshop” att göra. Det du beskriver är ”dåligt genomförda workshops” skulle jag vilja påstå. Det avgörande är HUR man lägger upp workshopen och VAD man inkluderar. Min erfarenhet är att man visst kan skapa en bra målbild osv om man är en duktig workshop-ledare och vet vilka frågor som kräver svar… Men jag är förstås också för nya verktyg och angreppssätt.🙂

    1. Jag har själv genomfört mängder av workshops genom åren (hållt på sen 1991, trots allt, lol). Många av dem var lyckade och det kändes som vi kom fram till bra och konkreta saker – länge skulle jag till och med ha påstått att det var en oslagbar metod.
      Jag tror fortfarande att den kan funka för specifika ändamål – jag har påbörjat ett sånt inlägg; en del 3, om man så vill – men jag är allt mer skeptisk, och någon gång måste man få svära i kyrkan, annars stannar utvecklingen😉

      Mest av allt grundar jag min åsikt på erfarenheter av hur dedär systemen egentligen blev sedan. För själva tillvägagångssättet kan kännas klockrent, men sen när allt ska tillverkas, så att säga, kan det skära sej ordentligt. Och även om design och utveckling funkat perfekt så kan det efter ett år eller så visa sej att systemet eller tjänsten i sig inte funkar som den borde… och baserat på det känner jag allt starkare att ”workshop”, oavsett hur erfaren man är, är en quick’n’dirty-lösning. Även om alla är nöjda med dem.

      Det är i alla fall min ödmjukt uttryckta mening😀

  2. Pella, jag är med dig här.
    I och för sig kan workshops faktiskt visa vilka motsättningar som finns i organisationen. Man behöver inte uttala att målet ska vara att ”vi ska enas”.

    Oaktat detta, så tycker jag workshopar är slöseri med tid och resurser.

  3. Vi använder workshoppar för att veriera kravbilden och för att förankra interaktionen. Aldrig för att några från verksamheten ska ”tycka till” om interaktionen. Eller det är i alla fall målet. Men det kan vara tungt rotat i organisationen att interaktion i webbgränssnitt är något man man tar fram genom tyckande.Men då gäller det att man som interaktionsdesigner kan förklara, förankra och övertyga. Kan man det, så ger sig oftast ”tyckaren”.
    Det är viktigt att arbetet inte styrs av verksamhetsmänniskorna utan att dessa endast ger input till kravanalytikern. Interaktionsdesignern tar fram interaktionen utifrån kravbilden/vad användaren ska kunna göra i webbgränssnittet.

  4. Fast är det inte arbetsmöten då?

    Sen är jag ganska kritisk till begreppet (och rollen) ”kravanalytiker” också. Men det är väl en annan historia😉

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s