Går intranätet i takt med verksamheten?

Intranätet som företeelse börjar få ett ansenligt antal år på nacken. För min egen del rör det sig om över 17 år av olika typer av intranät som passerat revy, både som användare, tillverkare och utvärderare av andras (som jag varesej tillverkat eller varit användare av).

Numera behöver man inte bygga hela sitt publiceringssystem själv – något som jag annars gjort vid mer än ett par tillfällen – och det är naturligtvis en fördel. En annan fördel är att det nuförtiden pågår aktiva kunskapsutbyten och diskussioner om hur man tar fram och underhåller ett intranät, exempelvis på på Facebookgruppen Intranätutveckling (som jag för övrigt rekommenderar för alla som ännu inte hittat dit – just nu kan man tro att det mest är offentlig förvaltning som har intranät och så är ju inte fallet).

Det pratas också mycket om mål, och det tycker jag är bra. Jag brukar säga att har man inget tydligt business case, som man säger i konsultvärlden, så ska man inte heller göra vad det nu är man tänker göra. Det borde inte vara så kontroversiellt men i IT-världen kan man fortfarande hoppa på tåget utan att ha en aning om vart man är på väg, och varför. Trots att biljetten är ruskigt dyr.

Men. Det man oftast väljer att göra är att prata med alla som sitter på det riktningslösa tåget och frågar dem vad de kan tänkas ha för mål med sin resa. Sedan tar man fram lämpliga mål och en idé om hur man kan få så många som möjligt att komma dit de vill, baserat på resultatet av undersökningen.

Resan, totalt sett, har stora möjligheter att bli oändligt mycket mer värd pengarna om alla inblandade redan från början vet om tåget ska gå till Partille. Då slipper man liksom anpassa resvägen efter de som plötsligt kommer på att de ska till Paris. Det blir liksom lite jobbigt när tåget ska byggas om till flygplan. Ändå är det så man ofta gör när intranät kommer på tal.

Så, vad har man ett intranät till?

Två saker behöver man veta när man bestämmer sej.

Den första är – vad är syftet med vår verksamhet? Och hur kan vi bäst stötta syftet?
Varför finns vi? Vad står det i affärsplanen eller i verksamhetsplanen? Har ni några områden som prioriterats av strategiska skäl?

Exempelvis så kan man i en kommun ha bestämt sej för att fokusera på skola och utbildning under perioden; en myndighet kan ha i sitt uppdrag att korta handläggningstider; ett företag kan ha som mål att vinna marknadsandelar.

Vad krävs för att organisationen ska kunna göra det? Ett intranät som inte bidrar till att stötta verksamhetsplanen och dess mål är inte värt pengarna, utom det man sparar på att inte ha interninformation och personalpärmen i pappersform. Och vad är det för ett intranät? Medarbetarna kan tycka att det är hur lätt som helst att hitta blanketten för att få bidrag till terminalglasögon – det stöttar ändå inte kärnverksamheten.

Missförstå mig nu rätt. Jag menar inte att det där är onödig information; det är en hygienfaktor och ska bara finnas där. Men om intranätets enda uppgift är att stå för information från stödprocesserna bör man inte vara förvånad när besöksfrekvensen är låg.

Det andra är – hur ska vi arbeta med intranätet och dess olika roller?
Ett intranät kan ha fyra olika uppgifter – som informatör, som kommunikatör, som regelverk och som arbetsredskap. Ett bra intranät har en balanserad mix av dem och hur mixen ser ut beror på  er verksamhet, på er kultur internt, och på hur den resa ni har framför er ter sej.

Informatörsrollen är företagsledningens mandat till informationsavdelningen. Uppgiften handlar om att se till så att samtliga anställda känner till vad som är på gång i verksamheten. På intranätet har det ofta formen av ett nyhetsflöde och av rollen som samordnare för all information som finns presenterad, oavsett egentlig ägare som ju kan vara HR eller någon affärsverksamhet.

Kommunikatörsrollen har inte direkt med informationsavdelningen att göra, även om man gärna tar på sej den hatten. Kommunikation är en dialog mellan två eller flera inblandade och när man idag säger att man vill ha ett ”socialt intranät” är det den här rollen man är ute efter. Frågan är varför man vill ha det. Vad vill man åstadkomma? Det är en fråga som enligt mej ställs alldeles för sällan.

Hållare av regelverket är intranätet när man är den plats där man hittar de rutiner, regler, instruktioner och policies som styr verksamheten. Är verkligen ”verksamhetsledningssystem” med klickbara processfiskar revolutionerande? Regeldokumenten måste förvisso finnas men det finns bättre sätt – både mindre kostsamma och med högre efterlevnad – att göra det på.

Arbetsredskap blir intranätet när en eller flera – eller alla! – har intranätet som sitt dagliga arbetsredskap. Och då handlar det inte om stödprocesser som tidrapportering och utläggshantering utan om stöd för den process som man själv faktiskt arbetar med. För att det ska vara möjligt måste både intranätägaren och intranätförvaltaren förstå både verksamhetsidén och dess förutsättningar. Men hur många kommunala intranät stödjer vardagen både för handläggaren vid stadsbyggnadskontoret och för parkarbetaren?

Hur dessa fyra roller är representerade i intranätet och i dess roadmap avgör hur såväl ägande som förvaltning ska vara utformad. Vilken sammansättning man väljer beror naturligtvis av vilken anledning man har ett intranät men kan också variera över tid – en organisations mognadsgrad och behov utvecklas ofta över tid och det är en fördel om man har en tydlig strategi nedbruten i taktiska element som i sin tur kompletteras med ett förändringsarbete där intranätet bara är en av flera komponenter.

Utan att ha koll på detta kan man förvisso ha både nöjda användare och en rullande förvaltning men man får svårt att vara konstruktiv i sin förvaltningscykel. För vad gör man när sökfältet har en optimal storlek, när träffarna är perfekta och nyheterna har lagom många kommentarer?

Hur ska man ens kunna veta vad som är önskvärt eller optimalt om man inte vet vad man styr mot och varför?

Trots det är det långt mellan de strategiska planerna och de instrumentellt satta målen, långt mellan vad företaget eller organisationen egentligen har för syfte och hur IT-stöden, inklusive intranäten, fungerar.

När Alan Cooper 1999 publicerade The Inmates Are Running the Asylum, om hur tekniken och inte nyttan eller behoven styr och hur det inverkar menligt på användarupplevelsen, var det många inom det som kom att bli User Experience-fältet som oh!ade och ah!ade.

Jag skulle vilja påstå att vi, på många sätt, inte kommit många steg framåt sedan dess. Men nu är de fångar som styr fortet kanske inte alltid teknokrater utan snarare en varierad samling mer eller mindre anonyma användare som enbart står för sina privata särintressen – vart verksamheten är på väg spelar mindre roll, så länge alla anställda är nöjda.

Och visst är det ett viktigt mått på hur man lyckats. Men vad har man lyckats med? Att få de anställda att gå i motsatt riktning till vad verksamheten behöver för att vara framgångsrik?

När det blir för enkelt att boka tid

Jag tränar ibland på ett gym där jag brukar köra ett Spinningpass. För att delta behöver man boka plats och det kan man göra via antingen webben eller en mobilapp. En vecka i förväg kan man gå in och boka och i allmänhet är det helt hopplöst att hitta en bokning fyra fem dagar före ett pass. Överbokat med reserver och så gott som inga lediga platser i sikte. Men någon dag och närmare bestämt 6-12 timmar före ett pass börjar det hända saker. Det visar sig då att många verkar lagt upp strategin att boka allt man skulle kunna tänkas att eventuellt vilja gå på och sedan avbokar passen man inte vill delta på när det väl närmar sig. Jag har börjat lära mig systemet och vet numera att det med största sannolikhet finns platser när det väl närmar sig, men det är troligen inte så här man tänkte sig lösningen när man tog fram den mobila appen?

Med mobila appar modifieras en bokning med ett klick varhelst och det här upplägget gör att medlemmarna förändrat sitt beteende. Detta förekom innan man införde den här appen men beteendet har förstärkts. Så många verkar ha börjat använda lösningen på ett omvänt sätt: boka samtliga intressanta pass, avboka sedan allt du inte vill på när det närmar sig.

Det finns givetvis sätt att lösa det här på men det är ett litet exempel på en oväntad bieffekt av mobilitet och tillgänglighet.

Dags att välja utbildning? Välj User Expericence!

Att arbeta med olika områden inom User Experience(UX) såsom behovs- och verksamhetsanalys, interaktionsdesign, konceptutveckling, grafisk formgivning och frontend-utveckling är spännande, kreativt och utmanande. Att skapa ändamålsenliga lösningar som ger ett bra intryck, är lätta att använda i de sammanhang man vill använda lösningen och effekter som märks ger också en tillfredsställelse i arbetet. Nöjda kunder och användare är målet och här kommer UX-kompetens en stor tillgång.

Om du (eller någon i din närhet) står i valet och kvalet kring vilken högskoleutbildning du ska välja hoppas jag att du verkligen överväger UX-området. Exempel på roller och arbetsuppgifter finns på ux.logica.se. Det finns en mängd utbildningar av varierande längd och olika inriktningar. Här är några smakprov på utbildningar som ges inom User Experience-området. Fokus ligger på de som erbjuder utbildningsprogram på grundnivå om 180hp (tre år) till 300hp (fem år):

Interaktionsdesign 180hp (Malmö Högskola) – “Fokus under utbildningen är användarorienterad design av digitala teknologier. Genom konceptutveckling, prototyputveckling och utvärdering undersöker du mobila lösningar, fysisk interaktion och programbaserad interaktivitet. Disciplinen lånar från traditionell design, samhällsvetenskap, humaniora och konst. Tonvikten ligger på interaktionsdesignens teori och metoder, medie- och kommunikationsdesign samt objektorienterad programmering”

(Källa: http://edu.mah.se/sv/Program/TGIND där mer info finns)

Civilingenjörsprogrammet i Interaktion och Design, 300 hp (Umeå Universitet) – “En internetbaserad mobiltelefon som farmor kan använda, gränssnitt till chat och TV för mobila system, GPS-stöd för skogsinventering och interaktionsmiljön till instrumentpanelen i nästa Volvo. Det är exempel på framtida system och tjänster som du arbetar med som civilingenjör i interaktion och design. “

(Källa: http://www.umu.se/utbildning/program-kurser/program/?code=TYCID)

Kognitionsvetenskapligt program 180 hp  (Högskolan i Skövde) – “Hur tänker och interagerar vi människor med varandra? Och hur skapas ett fungerande samspel mellan människa och informationsteknologi? Det Kognitionsvetenskapliga programmet tar upp hur dessa perspektiv kan förenas, vilket ger dig en eftertraktad kompetens i dagens kommunikations- och informationssamhälle.”

(Källa: http://www.his.se/utbildning/vara-utbildningar/intresseomraden/programhemsidor/kognitionsvetenskapligt-program/)

Linköpings Universitet har flera olika utbildningar som ligger inom området se deras översiktssida för mer information: http://www.lith.liu.se/utbildning/data-och-medieteknik?l=sv 

“Utbildningarna i data- och medieteknik rör sig i gränslandet mellan människa och maskin, kod och kommunikation. De spänner vidden från breda civilingenjörsutbildningar till smala ämnesspecialiserad utbildningar. Teknikinnehållet varierar kraftigt från de teknik- och matematiktunga civilingenjörsutbildningarna till det helt matematikfria kandidatprogrammet i Grafisk design och kommunikation.”

Interaktionsdesigner, 180 hp- (Linnéuniversitetet) “En interaktionsdesigner förstår, utformar och analyserar samspelet mellan människa och teknik. Det kan handla om webbsidor, programvaror eller produkter. Han/hon har även en god förmåga att se hur människor använder tekniken, både professionellt och till vardags, samt hur den påverkar våra liv. Ambitionen är att tillgodose de behov och svagheter vi människor har genom att utforma gränssnitt som stöder oss i vårt arbete.” (Källa: http://lnu.se/utbildning/program/NGIAC)

Systemvetenskap: IT, människa och organisation, 180 hp – Göteborgs universitet är också inne på området med en utbildning där man försöker ta någon form av helhetsgrepp där man utgår från verksamhetsbehov och människor. – “Under utbildningen behandlas aspekter av bland annat teknik, verksamheter och människors sätt att vara, allt relaterat till IT-området. I detta ingår också olika metoder för analys och design. För att rätt förstå vad IT kan användas till, vilka IT-system och verksamheter som behövs, så får du kunskaper i programmering och kunskaper om hur organisationer fungerar. Många av arbetsuppgifterna under utbildningen görs i projektform vilket bland annat innebär att du får lära dig att styra projekt.”

(Källa: http://www.ait.gu.se/utbildning/Program/systemvetenskap/)

Kandidatprogram i interaktionsdesign, 180 hp (KTH) – “Bra och kreativ interaktionsdesign som förenklar, ökar användbarheten eller underhåller, behövs i allt från digitala tjänster till elektroniska produkter. Därför handlar interaktionsdesign mycket om att kunna skapa, genom att förstå såväl teknikens möjligheter som människans behov. Kandidatprogrammet i interaktionsdesign förbereder dig för att forma och utveckla kreativa gränssnitt och IT-lösningar för mobiltelefoner, webb och arbetsplatsens IT-system samt till den elektronik som används på fritiden eller i hemmet.” (Källa: http://dsv.su.se/utbildning/program/intdes/)

Det finns fler utbildningar som jag har missat, men svara gärna med länkar så lägger jag till.  De jag nämnt här har primärt fokus inom relationen/aspekter kopplade till människor, sammanhang och teknik i olika doser. De bygger på olika ideologier och grundtankar vilket gör att man får en unik prägel på respektive utbildning.

Så även om vissa utbildningar har liknande namn kommer de perspektiv och angreppssätt som används variera något. Det finns även en mängd utbildningar som är mer inriktade på den rent grafiska och formmässiga delen, dessa berör jag dock inte i det här inlägget. Ett bra tips är att prata med någon som går eller har gått på den utbildning du funderar på att söka.

Systemeffekter och krav – Varför fanns det ingen mjölk?

Häromdagen var jag inne i en mindre livsmedelsbutik för att handla lite. Det var en måndag runt lunchtid och mjölkdisken var helt ren sånär som på några få paket. Nåja jag fick i alla fall lite mjölk och nämnde det för kassörskan. Hon kunde inte dölja sin frustration över att mejeriet trots påtalande och försök att öka på beställningarna inte levererade tillräckligt mycket.

Det hela verkade bottna i ett smart beställningssystem som varje dag vid en viss tidpunkt stämde av saldot och därefter drog slutsatser kring hur butikens omsättning resten av helgen skulle se ut. Problemet är bara sa kassörskan att det är senare framåt fredag eftermiddag den riktiga veckoruschen kommer till den här butiken, dvs. man har en i allmänhet oproportionerligt stor omsättning under helgen vilket lösningen verkar ha svårt att kompensera för.

Det måste vara besvärligt för de enskilda affärerna att känna till behov men ha ett system som kör över intuition och kunskap kring de specifika förutsättningarna. I grund och botten handlar detta om ett intressentperspektiv där leverantören drar fördelarna på en mer övergripande nivå men där enskilda butiker kommer i kläm. Det vill säga för leverantören kan det här angreppssättet räknas hem men vissa av mejeriets kunder blir lidande och i slutändan påverkas jag som slutkund.

Så effekten blev att jag fick inte kunde köpa den mjölk jag ville ha samt att butiken och leverantören förlorade intäkten. Vem fick dessutom kommentarerna från kunderna, de som orsakade problematiken eller butiken?

Att förstå, identifiera och ta tillvara relevanta intressenters behov och lösningens konsekvenser i drift är ett mycket viktigt område där man i  många fall inte lägger nog med tid resurser. Med rätt perspektiv såsom det vi erbjuder inom UX-området kan risken för liknande systemeffekter minimeras.

Menyn till höger eller vänster? Tänk själv!

Jag hade tänkt skriva ett inlägg om hur man kan se en trend där det dominerande navigeringsparadigmet vänsternavigering – något jag länge stångat skallen blodig mot – har fått ge vika för horisontella och högerställda navigeringar. Men så trillade jag över ett gammalt utkast som aldrig blev något inlägg. Det hade inspirerats av en av Jakob Nielsens Alertboxar, denna gång med rubriken ”Horizontal Attention Leans Left”, och som vanligt hade jag blivit lite arg.

Två saker retade mej. För det första – den bristande argumentationen. När de enda argument man har är ”alla gör så” och ”alla har alltid gjort så” så har man inget argument.

Lyssna själv. ”Alla andra klär sej i blått så då är det så man ska göra” kanske inte känns så illa men ”alla andra retar Johan så då måste det vara OK” borde tända varningslampor.

Om alla alltid hade gjort som man alltid hade gjort skulle jorden fortfarande vara platt, solen snurra runt jorden och ingen skulle ha en aning om att smittsamma sjukdomar orsakas av virus eller bakterieinfektioner. Att ifrågasätta och att bygga sina argument på fakta driver oss framåt. Och det är bra.

För det andra – Nielsen har en unik ställning i branschen. När han talar lyssnar folk, okritiskt. Effekterna av hans råd påverkar många användare, beställare och utövare, världen över. Det gör att han har ett särskilt ansvar för det han säger. När han gång på gång (senast i Alertboxen ”Kindle Fire Usability Findings”) basunerar ut sina egna personliga åsikter som om de vore sanningar gjutna i betong visar han att han inte tar det ansvaret.

Så kommer jag då in på den spaning jag ursprungligen hade tänkt mej skriva idag. Från att ha varit den dominanta modellen för navigering oavsett tjänstens syfte kan man se allt fler webbplatser som frångår vänsternavigering, antingen helt eller delvis. Befriande. Jag är verkligen inte anhängare till teorin om ”one size fits all”. Tvärtom bör man göra en bedömning där ägarens syfte och besökarens mål vägs in, innan man fattar några beslut i den vägen.

Att paradigmet nu bryts tolkar jag som att allt fler börjar titta på ändamål, effekt och nytta, och på att branschen professionaliserats – alltihopa bra saker.

Inte en dag för tidigt.

En av mina starkaste invändningar mot genomgående vänsternavigering stärks av utfallet av eyetracking-tester. Med tanke på att resultaten alltid anses STYRKA placering av navigering till vänster är det intressant i sej, eftersom det pekar på hur svårt det är att tolka den insamlade datan (vilket i sej tyder på att de flesta tester är dåligt sammansatta).

I vilket fall som helst – majoriteten av alla eyetracking-tester visar att användarens fokus är centrerat kring den övre vänstra kvartilen, samt i gränslandet mellan de två övre kvartilerna. Om det beror på att alla de testade sajterna hade sin mest intressanta information där eller inte är svårt att avgöra. Men när andra säger att just på grund av att fokus ligger där det gör är det där navigationen ska placeras säger jag istället att det är där man ska lägga den viktiga meningsbärande informationen; det användaren letar efter, och det som kommunicerar vad sajten handlar om.

Placerar man den kompletta innehållsförteckningen – en navigation är, i grund och botten, en innehållsförteckning – på den plats där användaren har störst fokus signalerar man att just förteckningen, inte innehållet, är det viktigaste.

I vissa fall är såklart innehållsförteckningen oerhört central. Men i många fall är den sekundär. Vad som är viktigt är istället att användaren lyckas göra det hon ska, så snabbt och smärtfritt som möjligt.

En naturlig konsekvens av detta är att man först tänker ”vad vill användaren göra här” och sedan ”hur ska jag gå tillväga för att göra det så enkelt som möjligt för användaren”. Förhoppningsvis är det det som nu börjar hända – ett skifte från det förhärskande ”såhär navigerar man, hur ska jag då strukturera och namnge saker för att användaren ska hitta” till ett mer nyanserat ”jag måste förstå användaren innan jag designar en lösning” - inte bara en modenyck. Att kategoriska uttalanden, som Nielsens, får ge vika för kritiskt tänkande.

Jag håller tummarna.

Facebook = Ankeborg?! Stavningskontrollshumor!

Av naturliga skäl innehöll mitt senaste inlägg här på bloggen ordet Facebook.  Med Chromes svenska stavningskontroll blev just ordet Facebook rödmarkerat och nyfiken som jag är var jag tvungen att titta efter vad förslagen var -

Den konspiratorskt lagde kan undra över om någon har funderat ett extra varv. Eller så är det en algoritm som behagar skämta med oss

Utrymme för reflektion, i vilket fall som helst!

Planerar du att låta din app eller sajt dela information via Facebook? Tänk dej för!

För tre veckor sedan fick jag ett mail om Arlas nya sajt 225grader.se där jag fick frågan om jag ville vara beta-användare av tjänsten. När jag upptäckte att enda sättet att logga in var att använda sitt Facebook-konto, och att tjänsten ville dela precis allt jag gjorde med Facebook, valde jag att inte delta (länk till det inlägget).

Det gjorde mej nyfiken på att se om min reaktion var typisk. För att ta reda på det bestämde jag mej för att göra en snabb enkätundersökning. Eftersom det var en snabb undersökning är resultatet lite skevt – 78% av de som svarade är i åldersintervallet 31-65 år, och man kan anta att många har hög datorvana. Trots det var resultatet intressant. Bland annat visade det sej att hela 49% gjorde som jag och valde bort tjänsten, medan 13% inte ens hade ett Facebook-konto. Resterande 36% valde att tillåta kopplingen men enbart om de verkligen ansåg att tjänsten bidrog med något de inte kunde få på annat sätt.

En majoritet av dessa kommenterade särskilt att de inte ville att tjänsten skulle byta annan information med Facebook än rena inloggningsuppgifter och hela 59% uppgav att de inte ville att okända företag eller verksamheter skulle kunna få tillgång till deras information.

Över 80% av respondenterna ansåg att smartphones, datorer och internet är en förutsättning för att de ska kunna leva som de gör (95% för de som inte har något Facebook-konto).

Undersökningen visar att många är skeptiska till Facebook. För de flesta är det en fråga om personlig integritet – man vill ha kontroll över vem som får se vad, hur och när. Tvärtemot vad man skulle kunna tro handlar det om människor med hög datorvana som rör sej i flera digitala forum och som i sitt dagliga liv använder internet för att göra en mängd olika saker. (Med tanke på hur Facebook använder och vill använda uppgifterna om sina användare verkar det finnas grund för den skeptiska hållning många verkar ha.)

Min slutsats är att man ska tänka sej för innan man kopplar ihop sin tjänst med Facebook. Särskilt gäller det om man planerar att låta tjänsten publicera saker, i användarens namn, i dennes Facebook-kanal, utan att användaren själv ges möjlighet att kontrollera flödet.

Innan man fattar ett sådant beslut måste man noga ha tagit reda på vilka målgrupper man vänder sej till och vilka beteendemönster de har, och framför allt ska man vara medveten om att dessa sannolikt inte följer de mönster man kan tro.

Hela rapporten finns på Slideshare.

Det finns i resultatet flera intressanta trådar att spinna vidare på/utforska. Jag kommer göra så under våren 2012, men nu är det jul